HRIS – это Human Resource Information System или информационная система для управления персоналом. Проще говоря, система автоматизации HR-процессов. В сегодняшней статье поговорим о том, что такое HRIS и нужна ли такая система в вашей компании.
С ростом количества сотрудников, каждая компания сталкивается с потребностью расширять штат HR-специалистов, потому что один HR уже не справляется с ежедневным объемом задач. При этом, далеко не всегда есть возможность увеличить HR-отдел и нанять новых людей. Тогда собственник может либо оставить все как есть и ждать, когда текущий HR попросту выгорит от количества задач, либо нанять еще одного специалиста, либо автоматизировать процессы.
Бесконечно нагружать текущего HR-менеджера невозможно, а наем еще одного специалиста не всегда оправдан. Поэтому автоматизация – оптимальный выход из ситуации.
Обязанности HR-менеджера можно разделить на две большие группы: сложные задачи, требующие навыков и компетенций специалиста и рутинные задачи, которые отбирают массу времени.
К сложным задачам относятся:
формирование миссии, целей и ценностей компании;
построение корпоративной культуры и HR-бренда;
взаимодействие с руководством компании;
работа с персоналом (адаптация, обучение и пр.);
формирование системы выплат и бонусов.
К рутине можно отнести:
ведение базы сотрудников и кандидатов;
расчет и начисление отпусков и больничных;
рассылка вакансий на job-порталы;
напоминание сотрудникам о предстоящих событиях компании;
создание и рассылка опросов;
ведение статистики по компании.
Все задачи из второго списка можно и нужно автоматизировать. Это освободит HR-у время, убережет от переработок и выгорания.
Функции современных HRIS
Современные HR-системы практически полностью снимают рутину с HR-менеджера, автоматизируя все, что мы перечислили в списке выше. Существуют как отдельные системы для HR и рекрутинга, так и программы, которые совмещают функционал для обоих направлений. Давайте посмотрим подробней, с чем помогают системы автоматизации.
Автоматизация HR-процессов
Self-management или absence management. Это учет всех отсутствий и переработок. Вам нужно единожды настроить процесс начисления отпусков, больничных и других событий, и система будет автоматически начислять необходимое количество дней каждому сотруднику. Сотрудник, в свою очередь, может запросить в системе отсутствие, HR получит уведомление и сможет его утвердить или отклонить. Все эти данные будут сохраняться в системе и больше не нужно будет отвечать каждому коллеге, сколько дней отпуска ему доступно и когда можно их использовать.
Опросы. HR-у крайне важно получать обратную связь от сотрудников, но чем больше компания, тем сложнее это сделать. HR-система позволяет создавать опросы, отправлять их каждому сотруднику и получать ответы. И все это – в одной программе.
1:1 и Performance review. Эти мероприятия необходимо проводить регулярно и с каждым сотрудником. Система автоматизации напоминает о периодичности 1:1 и Performance review и позволяет создать событие с напоминаниями для всех участников.
Автоматизация процессов рекрутинга
Интеграции с job-порталами. Очень много рутины рекрутера связано с размещением вакансий на разных порталах поиска работы. Вместе с HRIS вы можете размещать вакансии на порталах сразу из системы.
Парсинг резюме. Рекрутеру нужно вести базу кандидатов из полученных резюме. Система автоматизации может автоматически распознать данные из резюме и внести их в профиль кандидата, так что вам не придется заниматься этим вручную.
Воронка рекрутинга и Kanban-доска. Современные системы автоматизации рекрутинга отображают всех кандидатов на Kanban-доске, что позволяет отслеживать, на каком этапе находятся соискатели. Так вы точно не пропустите собеседование или созвон с кандидатом.
Кроме вышеперечисленного, HRIS собирают статистику по всем процессам. Вам больше не нужно вести ее отдельно в табличках или разных сервисах и с трудом компоновать данные. Система автоматизации собирает данные в фоновом режиме и формирует удобные графики и диаграммы.
Как видите, система автоматизации HR и рекрутинговых процессов способна избавить от большого количества рутины и освободить время на действительно важные задачи. При этом не стоит бояться, что HRIS может заменить HR-а на рабочем месте, ведь, кроме рутины, есть много других важных для компании аспектов работы, которые невозможно автоматизировать.