Электронные трудовые книжки должны упрощать процесс учета стажа: никаких бумажных справок, очередей и необходимости искать архивные документы. Однако на практике украинцы все чаще сталкиваются с проблемами: даже после перевода данных в цифровой формат Пенсионный фонд может не учесть часть стажа. Почему это происходит и как избежать потери накопленных лет работы?
Основные моменты:
• Электронные трудовые книжки не решили проблему учета стажа: даже после оцифровки могут возникать случаи утраты данных, ошибки и требования дополнительных документов.
• Формальные неточности в трудовой книжке (ошибки в фамилии, датах, записях) часто становятся причиной отказа в зачислении стажа, хотя суды в большинстве случаев принимают сторону работников.
• Чтобы избежать потери стажа, важно заранее проверить документы, сохранять подтверждения работы и не отказываться от бумажной трудовой книжки.
Трудовая книжка остается основным документом для подтверждения стажа. Несмотря на переход на электронный формат, количество проблем не уменьшилось, сообщает Kadroland.
С 10 июня 2021 года в Украине стартовал электронный учет трудовой деятельности, и записи постепенно переносятся в государственный реестр. Оцифровку планируется завершить до 10 июня 2026 года.
Основные проблемы: что идет не так
• Исчезновение электронных трудовых книжек: порой уже созданная ЭТК просто пропадает из личного кабинета, и такие случаи не редкость.
• Человеческий фактор: даже если документы загружены, их проверяют люди, что может привести к ошибкам:
– ошибки в именах или фамилиях;
– отсутствие записей об изменении фамилии;
– неточные даты;
– исправления или различия в цвете чернил;
– отсутствие нумерации записей.
Все это может стать основанием для отказа в учете стажа.
• Дополнительные справки: даже если вся информация уже имеется в электронном кабинете, Пенсионный фонд может потребовать дополнительные подтверждения.
Что говорят суды: ключевые выводы
Судебная практика в Украине в основном поддерживает работников. Основные позиции следующие:
• Ответственность за правильность ведения трудовых книжек лежит на работодателе, а не на работнике.
• Формальные ошибки не могут служить основанием для отказа в зачислении стажа.
• Главное – это сам факт работы, а не идеальность записей.
• В случае отсутствия записей стаж можно подтвердить другими документами (сведения о зарплате, приказы, справки).
Однако даже выигранный суд не является гарантией. По данным правительства, количество судебных решений по пенсионным вопросам за последние пять лет увеличилось более чем в 26 раз, и далеко не все они исполняются быстро. Общая задолженность составляет десятки миллиардов гривен.
Что делать уже сейчас: практические советы
Чтобы избежать проблем в будущем, рекомендуется предпринять следующие шаги:
1. Проверьте свою трудовую книжку: убедитесь в правильности ФИО, наличии всех дат и подписей или четких печатей.
2. Соберите дополнительные документы: копии приказов о приеме/увольнении, справки с предприятий, архивные документы.
3. Не выбрасывайте бумажную трудовую книжку: даже если все данные есть в электронном формате, бумажный документ может оказаться решающим.
Будет ли проще: что изменится?
В апреле 2026 года вступит в силу законопроект, который должен изменить правила игры. Главное новшество заключается в том, что если данные уже имеются в государственных электронных реестрах, требовать дополнительных справок станет запрещено.
Кроме того, Пенсионный фонд будет обязан:
• Помогать людям в сборе документов.
• Объяснять, как подтвердить стаж.
• В случае отказа четко информировать о дальнейших действиях.