Чтобы такое мероприятие с участием гостей разных национальностей прошло успешно, независимо от того в вашей стране оно проходит или за границей, планировать его нужно заранее и досконально изучить следующие вопросы:
1) Протокол и традиции, местные и всех приглашенных сторон;
2) Соответствующий этикет, особенности питания;
3) Культура и праздники, важные для хозяев мероприятия и гостей;
4) Религиозные верования всех присутствующих;
5) Соответствующая, уместная одежда;
6) Политическая обстановка.
Для организаторов важно знать число гостей, их пол, возраст, различную информацию общего характера, а также – демографический их состав. Важно знание индивидуальных межнациональных отношений: например, приглашать представителей государств, которые находятся в состоянии военного конфликта, следует с осторожностью либо вообще этого не делать.
Доскональное знание культур позволит сформировать программу, интересную для всех, которая не оскорбит чьи-либо верования или чувства. Очень важен вопрос культуры питания: должны быть блюда и продукты, которые удовлетворят каждого присутствующего вне зависимости от его религиозных и морально-этических убеждений. Протокол внешнего вида необходимо обозначить заранее, при приглашении, для такого мероприятия желательно выбрать какой-либо нейтральный стиль. Также, следует уделить внимание традиционному времени отдыха или проведения религиозной службы, характерному для каждого из присутствующих, чтобы дать им возможность распорядиться им так, как принято у их национальности.
Организатор должен сам обладать нужными знаниями и уметь информировать других по вопросам возможного недопонимания, разрешать вероятные конфликтные ситуации, возникшие вследствие этого, помогать гостям обходиться без досадных промахов. И следует помнить, что залогом успешно проведенного торжественного мероприятия являются отслеживание современных мировых тенденций, а также уважение к традициям других народов – таким образом, мы демонстрируем, как относимся к собственным обычаям.
Также очень важно помнить, что если вы решили провести массовое мероприятие, то такое действие в обязательном порядке будет нуждаться в его охране. Так, если вы собрались проводить спортивные мероприятия, то вам будет необходима охрана спортивных мероприятий, если же вы являетесь организатором концерта, к примеру рок исполнителя, то здесь также необходима охрана, которая сможет сдержать возбужденную публику.