Переход на электронные трудовые книжки в Украине значительно упрощает процесс учета стажа, однако требует тщательной подготовки перед загрузкой документов. Чтобы избежать проблем с зачислением стажа и ошибками в данных, необходимо внимательно проверить бумажные документы.
Основные рекомендации:
1. Аудит трудовой книжки: Перед оцифровкой обязательно проведите проверку. Убедитесь в правильности личных данных, подписей, печатей и корректности всех записей, избегая сокращений и ошибок.
2. Полнота записей: Все записи о трудоустройстве, переводах и увольнении должны содержать полные реквизиты — даты, названия предприятий, должности и приказы — и соответствовать законодательным требованиям.
3. Дополнительные документы: К электронной трудовой книжке можно прикреплять дополнительные документы. Проверить результаты оцифровки можно через сервисы Пенсионного фонда Украины.
Первый шаг — аудит трудовой книжки
Перед сканированием проверьте, что все записи внесены правильно, без сокращений и ошибок. Особое внимание уделите титульной странице: фамилия, имя и отчество должны быть указаны полностью. Если фамилия менялась, старая запись должна быть аккуратно зачеркиваема, а новая внесена с ссылкой на документ-основание, его номер и дату.
Также важно проверить наличие подписей — как владельца, так и ответственного лица предприятия — а также печати учреждения.
Проверка записей о работе
Раздел с информацией о трудовой деятельности требует внимательной проверки. В каждой записи должны быть:
• точная дата приема на работу или увольнения;
• полное название предприятия;
• название должности;
• реквизиты приказа (номер и дата).
Если компания меняла название, это должно быть зафиксировано с указанием соответствующего документа. Записи об увольнении должны соответствовать формулировкам законодательства и быть заверены печатью.
Какие документы можно оцифровать
Для формирования электронной трудовой книжки подходят не только записи из основного документа. В систему можно добавить:
• документы об образовании;
• военный билет;
• свидетельство о рождении ребенка (для женщин);
• трудовые договоры;
• справки о стаже в случае отсутствия трудовой книжки.
Это позволит максимально полно отразить вашу трудовую деятельность.